Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC tại cơ sở gồm những tài liệu gì?
Khi cơ quan Công an đến kiểm tra, câu hỏi đầu tiên với chủ cơ sở thường là xuất trình hồ sơ. Nhiều chủ xưởng, chủ nhà trọ hay quản lý tòa nhà vẫn băn khoăn hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, ai phải lập và cập nhật khi nào. Từ 01/07/2025, câu trả lời được quy định lại trong Nghị định 105/2025/NĐ-CP, thay cho cách làm theo hướng dẫn cũ.
Nội dung trang
Bài viết trả lời rõ hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, giải thích từng tài liệu, cách lập hồ sơ theo dõi PCCC và lỗi hay gặp để bạn chuẩn bị đúng, đủ.
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì theo Nghị định 105/2025?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì? Câu trả lời là 14 nhóm tài liệu. Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì chính là bức tranh toàn bộ quá trình tổ chức PCCC: từ thiết kế, trang bị, huấn luyện đến kiểm tra và báo cáo.
Nghị định này quy định chi tiết Luật PCCC và CNCH số 55/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025, đồng thời thay thế cách làm theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP trước đây. Người đứng đầu cơ sở là người chịu trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ.
Về hình thức, tài liệu có thể lưu dưới dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp cả hai, theo quy định về lưu trữ. Hồ sơ PCCC cơ sở không nhất thiết là một cuốn sổ dày; quan trọng là tìm ra nhanh khi được yêu cầu.
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì: danh mục 14 tài liệu
Để trả lời gọn hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, bạn có thể ghi nhớ danh mục sau (Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP):
- Phiếu thông tin cơ sở (mẫu PC01).
- Nội quy PCCC và CNCH của cơ sở.
- Giấy chứng nhận hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế về PCCC, nếu thuộc diện phải thẩm duyệt.
- Quyết định thành lập đội PCCC hoặc văn bản phân công người làm nhiệm vụ PCCC, kèm thông báo huấn luyện.
- Phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ (mẫu PC06).
- Sổ theo dõi phương tiện PCCC và CNCH.
- Biên bản tự kiểm tra về PCCC (mẫu PC02).
- Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC (mẫu PC04).
- Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ, nếu thuộc diện bắt buộc.
- Bản vẽ hoàn công hệ thống liên quan đến PCCC.
- Thông báo kết quả xác minh vụ cháy của cơ quan Công an, nếu có.
- Biên bản kiểm tra của UBND xã, cơ quan Công an hoặc đơn vị chuyên môn.
- Biên bản vi phạm và quyết định xử phạt về PCCC, nếu có.
- Văn bản phân công người kiểm tra PCCC, nếu có.
Một số tài liệu mang tính “nếu có”, nên không phải cơ sở nào cũng đủ cả 14. Tuy nhiên, với hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì cốt lõi, các tài liệu như phiếu thông tin, nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện và biên bản tự kiểm tra gần như cơ sở nào cũng phải có.
Giải thích các tài liệu quan trọng trong hồ sơ PCCC cơ sở
Khi tìm hiểu hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, hãy nắm kỹ bốn nhóm tài liệu sau vì chúng được kiểm tra thường xuyên nhất.
Phiếu thông tin cơ sở (PC01) và nội quy PCCC
Phiếu thông tin ghi tên cơ sở, địa chỉ, người đứng đầu, loại hình hoạt động, quy mô và các điều kiện an toàn PCCC. Nội quy PCCC nêu rõ những việc cấm làm, trách nhiệm từng người và quy trình khi có cháy. Bạn có thể xem cách đặt bảng nội quy tại bài tiêu lệnh PCCC đúng chuẩn.
Phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ (PC06)
Phương án chữa cháy mô tả đặc điểm cơ sở, các giả định tình huống cháy, lực lượng tại chỗ, phương tiện huy động, nhiệm vụ từng người và sơ đồ thoát nạn. Đây thường là tài liệu tốn công nhất, nhưng cũng là căn cứ để diễn tập. Phương án cần được cập nhật khi cơ sở thay đổi quy mô hoặc công năng.
Sổ theo dõi phương tiện PCCC
Sổ theo dõi phương tiện ghi danh mục thiết bị đang có và tình trạng từng thiết bị. Thông tin thường gồm loại thiết bị, số lượng, vị trí, ngày kiểm tra, ngày bảo dưỡng, ngày nạp và hạn kiểm tra tiếp theo. Với cơ sở dùng nhiều bình chữa cháy, quản lý bằng mã QR sẽ nhanh hơn, xem thêm bài quản lý thiết bị PCCC bằng QR code.
Biên bản tự kiểm tra (PC02) và báo cáo kết quả (PC04)
Biên bản tự kiểm tra ghi lại kết quả cơ sở tự rà soát điều kiện an toàn PCCC theo kỳ. Báo cáo kết quả (PC04) tổng hợp việc thực hiện trong kỳ để nộp cho cơ quan quản lý theo yêu cầu. Tần suất, thời hạn và đối tượng phải nộp báo cáo phụ thuộc loại hình cơ sở, nên cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan PCCC địa phương.
Bảng tổng hợp mẫu hồ sơ quản lý PCCC theo vai trò
Bảng sau cho thấy hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì theo vai trò, giúp bạn lập hồ sơ theo dõi PCCC và phân công người phụ trách.
| Nhóm | Tài liệu | Mẫu | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Thông tin chung | Phiếu thông tin cơ sở | PC01 | Khi đổi người đứng đầu, quy mô, công năng |
| Quy định nội bộ | Nội quy PCCC, quyết định thành lập đội | — | Khi đổi nhân sự, quy trình |
| Phương án | Phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ | PC06 | Khi thay đổi mặt bằng, công năng; sau diễn tập |
| Phương tiện | Sổ theo dõi phương tiện PCCC | — | Mỗi lần kiểm tra, bảo dưỡng, nạp sạc |
| Kiểm tra | Biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả | PC02, PC04 | Theo kỳ kiểm tra, báo cáo |
| Pháp lý công trình | Thẩm duyệt, bản vẽ hoàn công, bảo hiểm | — | Khi có thay đổi, gia hạn |
Mẫu hồ sơ quản lý PCCC do cơ quan có thẩm quyền ban hành; hãy dùng đúng bản hiện hành, không dùng mẫu tải từ nguồn không rõ ràng.
Lập hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì: hướng dẫn từng bước
Nếu cơ sở chưa có gì, hãy lập hồ sơ theo dõi PCCC theo trình tự sau, trước khi cơ quan chức năng đến kiểm tra.
- Xác định cơ sở thuộc diện nào: hỏi cơ quan PCCC hoặc UBND xã, phường để biết cơ sở có thuộc diện phải thẩm duyệt, nghiệm thu hay quản lý theo danh mục riêng không.
- Chỉ định người phụ trách: người đứng đầu ra văn bản phân công người làm nhiệm vụ PCCC và người kiểm tra.
- Lập các văn bản nền của hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì: phiếu thông tin PC01, nội quy PCCC, quyết định thành lập đội PCCC.
- Rà soát trang bị: kiểm kê bình chữa cháy, đèn thoát hiểm, hệ thống báo cháy, họng nước rồi ghi vào sổ theo dõi phương tiện.
- Soạn phương án chữa cháy: vẽ sơ đồ mặt bằng, lối thoát nạn, vị trí thiết bị; phân công nhiệm vụ từng người.
- Tập huấn và diễn tập: lưu danh sách, biên bản, ảnh, giấy chứng nhận huấn luyện.
- Tự kiểm tra định kỳ: lập biên bản PC02, khắc phục tồn tại và lưu bằng chứng.
- Sắp xếp và lưu trữ: chia hồ sơ thành các tập theo nhóm, ghi mục lục, sao lưu bản điện tử.
Với cơ sở nhỏ như hộ kinh doanh hay nhà trọ, hồ sơ có thể đơn giản hơn. Quy trình thẩm duyệt, nghiệm thu được trình bày ở bài quy định nghiệm thu PCCC công trình.
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì với từng loại hình cơ sở?
Danh mục 14 tài liệu là khung chung. Trong thực tế, hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì còn tùy tính chất và quy mô cơ sở.
- Nhà xưởng, kho hàng: thường có đủ thẩm duyệt, nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, bảo hiểm cháy nổ (nếu thuộc diện bắt buộc) và phương án chữa cháy chi tiết.
- Tòa nhà, chung cư, văn phòng: có thêm hồ sơ hệ thống báo cháy, chữa cháy, thang thoát hiểm, quy trình vận hành của ban quản lý.
- Nhà ở kết hợp kinh doanh: hồ sơ tập trung vào nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện; xem bài quy định PCCC nhà ở kết hợp kinh doanh.
- Hộ kinh doanh nhỏ: nên có tối thiểu nội quy, danh mục phương tiện và biên bản tự kiểm tra, theo hướng dẫn của địa phương.
Cùng một câu hỏi hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, câu trả lời mỗi cơ sở có thể khác nhau; hãy xác nhận với cơ quan PCCC trước khi hoàn thiện.
Lỗi thường gặp khi lập hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì
- Có hồ sơ nhưng không cập nhật: phương án chữa cháy còn ghi nhân sự, mặt bằng cũ.
- Sổ theo dõi phương tiện bỏ trống: không ghi kiểm tra, bảo dưỡng, hạn nạp bình.
- Biên bản tự kiểm tra làm cho có: nội dung sao chép, không phản ánh thực tế.
- Không lưu bằng chứng huấn luyện, diễn tập: thiếu danh sách, ảnh, biên bản.
- Dùng mẫu cũ: biểu mẫu theo hướng dẫn trước 01/07/2025.
- Phân tán hồ sơ: mỗi bộ phận giữ một phần, không tập hợp kịp.
Thiếu hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì thì bị xử lý thế nào?
Việc không lập đủ hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì theo quy định thuộc phạm vi xử phạt của Nghị định 106/2025/NĐ-CP, quy định xử phạt vi phạm hành chính về PCCC và CNCH. Mức phạt cụ thể phụ thuộc hành vi (không lập, không đầy đủ, không xuất trình khi kiểm tra) và đối tượng bị xử phạt.
Bạn nên tra cứu trực tiếp mức phạt trên cổng Công an tỉnh Khánh Hòa hoặc Cục Cảnh sát PCCC và CNCH thay vì dựa vào con số truyền miệng. Với cơ sở hộ kinh doanh, bạn cũng có thể tham khảo danh mục thiết bị PCCC cho hộ kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì và ai phải lập?
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì? Đó là 14 nhóm tài liệu theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, như phiếu thông tin, nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện và biên bản tự kiểm tra. Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật.
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì có thể lưu bản điện tử không?
Có. Theo quy định, hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì có thể lưu dưới dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp, miễn là đáp ứng quy định về lưu trữ và xuất trình được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nên sao lưu bản điện tử để tránh thất lạc.
Mẫu hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì lấy ở đâu?
Hãy lấy biểu mẫu từ văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc từ cơ quan PCCC địa phương. Các mẫu thường dùng là PC01 (phiếu thông tin), PC02 (biên bản tự kiểm tra), PC04 (báo cáo kết quả) và PC06 (phương án chữa cháy).
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì đối với nhà trọ, hộ kinh doanh?
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì ở quy mô nhỏ: tối thiểu nên có nội quy, danh mục phương tiện, biên bản tự kiểm tra và phương án chữa cháy phù hợp quy mô. Chi tiết phụ thuộc nhà trọ hoặc hộ kinh doanh có thuộc diện quản lý hay không, nên hãy hỏi UBND xã, phường hoặc cơ quan PCCC.
Bao lâu cần cập nhật hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì?
Cập nhật mỗi khi có thay đổi (nhân sự, công năng, trang bị) và sau mỗi lần kiểm tra, bảo dưỡng, diễn tập. Biên bản tự kiểm tra và báo cáo cần làm theo kỳ mà quy định áp dụng với loại hình cơ sở của bạn.
Hỗ trợ hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì — LEO Asia
Khi lập hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì, phần khó nhất thường là sổ theo dõi phương tiện và danh mục thiết bị thực tế. LEO Asia hỗ trợ khảo sát, kiểm kê và cung cấp thiết bị PCCC chính hãng, có tem kiểm định, giúp cơ sở có số liệu đúng để ghi vào hồ sơ.
Bạn có thể tham khảo danh mục bình chữa cháy, hệ thống báo cháy và toàn bộ sản phẩm PCCC. Nếu cần tư vấn, hãy gửi thông tin cơ sở qua trang liên hệ.
Kết luận
Hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì đã được quy định rõ tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP với 14 nhóm tài liệu, trong đó phiếu thông tin, nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện và biên bản tự kiểm tra là phần cốt lõi. Hãy lập đủ, cập nhật thường xuyên và lưu trữ gọn để sẵn sàng xuất trình.
Liên hệ LEO Asia để được tư vấn trang bị, kiểm kê thiết bị và chuẩn bị số liệu cho hồ sơ quản lý PCCC cơ sở gồm những gì theo quy định.
LEO Asia — Fire Protection Solution – Hotline/Zalo: 0886.299.599 – Email: info@leoasia.com.vn – Website: leoasia.com.vn – Địa chỉ: Số 07 Đường số 1, KP 2, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
